Pourquoi faire appel à une assistante juridique externalisée?

Cabinet de sophie

Le métier de secrétaire juridique indépendante comporte plusieurs niveaux d’assistanat selon le profil de l’assistante, ainsi que le service et la taille de l’entreprise dans laquelle cette dernière évolue.
Les compétences attendues au sein d’un service juridique d’une grande entreprise ou celles d’un cabinet d’avocats ne sont pas les mêmes.

Dans cet article, nous parlerons du rôle de l’assistante juridique au sein d’une petite structure.
En règle générale, l’assistante a, quelle que soit l’organisation dans laquelle elle évolue, un rôle clé qui contribue au bon fonctionnement de l’entreprise. Elle a pour mission de faciliter le quotidien de son supérieur tout en assurant le secrétariat juridique ainsi que certaines tâches de secrétariat courant.

LES QUALITÉS REQUISES DE L’ASSISTANTE JURIDIQUE

L’assistante juridique doit avant tout être rigoureuse et organisée. Les divers dossiers sur lesquels elle doit intervenir lui demanderont également adaptabilité et réactivité, les urgences étant courantes dans cette profession.
L’assistante doit avoir une bonne expression écrite et orale ainsi qu’une connaissance du vocabulaire juridique. Elle doit également parfaitement maîtriser la bureautique et l’informatique puisque l’essentiel de son travail se fait sur ordinateur.
La discrétion et la confiance seront des qualités majeures attendues qui permettront de rassurer les clients mais aussi de travailler dans de bonnes conditions avec sa hiérarchie.
L’ensemble de ces qualités seront déterminantes dans la réussite de l’assistante à ses fonctions.

LE RÔLE DE L’ASSISTANTE JURIDIQUE

Contrairement aux tâches demandées dans les structures plus importantes, l’assistante juridique au sein d’un cabinet doit faire preuve de polyvalence. Néanmoins, peu importe le service et le taille de l’entreprise, l’assistante aura un socle commun de tâches telles que :

Secrétariat classique : accueil physique et téléphonique, gestion du courrier, commandes de fournitures, archivage, classement des dossiers, gestion des rendez-vous et déplacements.
La distinction avec une assistante au sein d’un service juridique se concentrera sur les tâches liées au secrétariat juridique ou encore des tâches de gestion telles que :
Secrétariat juridique : La préparation des dossiers de plaidoiries, des audiences, la rédaction de certains actes simples, la retranscription audio des conclusions ou courriers dictés, assurer le suivi des formalités administratives et juridiques.
Gestion administrative : Facturation, suivi de trésorerie, suivi des créances.
Pour conclure afin de mener à bien sa mission, l’assistante juridique qui évoluera dans un petit cabinet devra allier compétences, autonomie et fiabilité. Les collaborateurs avec qui elle travaillera devront pouvoir compter sur elle en termes de respect de la confidentialité des dossiers et des informations portées à sa connaissance.

À QUI S’ADRESSE UNE ASSISTANTE JURIDIQUE ?

Tous les professionnels du droit tels que juristes, avocats, huissiers, notaires… Toutes les professions à caractère juridique.

Nous allons, comme pour le profil de l’assistante, nous focaliser sur les besoins d’assistanat liés à la profession d’avocat.
Profession qui s’exerce majoritairement à titre libéral. L’avocat travaille seul la plupart du temps ou avec des collaborateurs au sein d’un cabinet qui sont le plus souvent des petits cabinets (1 à 5 collaborateurs). Cette profession compte seulement 6% de salariés.
Les missions de l’avocat sont avant tout de défendre ses clients, faire valoir leurs intérêts et les représenter devant la justice. L’avocat met tout en œuvre pour diriger ses missions vers la défense des intérêts de son client dans un processus judiciaire.
Les exigences liées à ce métier obligent les titulaires à faire preuve de nombreuses qualités.
Cette profession demande entre autres beaucoup d’organisation et de rigueur.
Avec la multiplication des lois et des réglementations, les avocats sont aujourd’hui très demandés. Cette demande requiert de la disponibilité pour accompagner au mieux leurs clients.

LES AVANTAGES DE FAIRE APPEL À UNE ASSISTANTE JURIDIQUE EXTERNALISÉE

Les exigences et la rigueur imposées par la profession laissent peu de temps à la gestion des tâches administratives. Ces tâches peuvent se montrer chronophage pour penser rapidement à déléguer son administratif. Par ailleurs, les contraintes administratives liées à l’embauche d’un salarié peuvent se montrer être un frein à envisager un recrutement.
La santé financière d’un cabinet sera également déterminante dans la possibilité d’envisager le recrutement d’un(e) assistant(e) salarié(e).

Le secrétariat externalisé est donc une alternative à l’embauche qui offre la possibilité de faire appel aux compétences d’une assistante en maîtrisant au plus juste son budget. Le temps de présence d’une assistante juridique externalisée est déterminé au préalable sur un volume horaire en total cohérence avec les besoins réels.

Le Cabinet de Sophie, spécialisé en secrétariat externalisé, est en mesure de répondre à ces besoins en assistance juridique externalisée tout en s’adaptant au volume horaire nécessaire à l’activité.
N’hésitez pas à nous contacter pour une solution personnalisée.