En PME, comme en PMI, certains rôles administratifs sont indispensables à la bonne santé de l’entreprise. C’est le cas de l’assistante de gestion aussi appelée « Office Manager » ou encore « Super Assistante » ! Toutefois, certaines entreprises décident d’externaliser l’assistante de gestion lorsque le besoin ne couvre pas une durée de travail permettant l’emploi d’un(e) salarié(e), pour ne pas supporter les contraintes liées à l’embauche ainsi que les charges sociales afférentes ou encore dans le but d’alléger le travail de leurs employés. En quoi consiste cette l’externalisation de cette fonction ?
Qu’est-ce que l’assistanat de gestion ?
Les fonctions liées à l’assistanat de gestion sont très polyvalentes. Les champs d’interventions sont à la fois dans le domaine de la pré-comptabilité, le domaine commercial et le domaine administratif. La personne chargée de l’assistanat de gestion en PME/PMI s’occupe généralement du suivi des dossiers, de la préparation des pièces à envoyer au comptable, de la gestion des factures, des frais des commerciaux, etc.
Quelles sont les qualités de l’assistante de gestion ?
Les assistantes de gestion au sein des PME/PMI sont en contact avec l’ensemble des interlocuteurs internes ou externes de la structure. L’assistant(e) doit avoir d’excellentes qualités relationnelles. Il doit savoir communiquer avec tact tout en étant doté d’un grand sens des responsabilités. La rigueur, l’organisation et l’esprit d’initiative sont des qualités essentielles que doit posséder l’employé qui occupe le poste d’assistant(e) de gestion. La polyvalence liée à ce poste demande aussi de la débrouillardise et de la réactivité.
Quel est le rôle de l’assistante de gestion ?
Passer par un service d’externalisation pour mener à bien l’ensemble des missions liées à l’assistanat de gestion de son entreprise consiste à confier la réalisation de certaines tâches à une société extérieure. Cette dernière pourra prendre en main la réalisation de tâches régulières, de dossiers ponctuels ou de situations d’urgence. Les sociétés d’externalisation intègrent dans leurs équipes des salariés réactifs qui ont un bon sens du relationnel et qui possèdent toutes les qualités requises pour mener à bien l’assistance de gestion d’une PME/PMI.
Parmi les tâches pouvant être accomplies par une société extérieure dans le cadre du recours à une assistante de gestion, les plus courantes sont :
– gestion des factures,
– relance des impayés et suivi des créances
– gestion des notes de frais et la saisie des indemnités kilométriques.
– contrôle des dépenses de l’entreprise
– rapprochement bancaire
– préparation des dossiers à envoyer au comptable.
– suivi des relations avec les clients, les fournisseurs, les banques, les services fiscaux et les organismes sociaux
Pourquoi faire appel à une assistante de gestion externalisée ?
L’externalisation des missions liées à l’assistanat de gestion donne la possibilité au chef d’entreprise de se libérer de certaines tâches, afin de se concentrer sur l’activité principale de la société. Elle permet surtout au dirigeant, comme à divers services de l’entreprise, de gagner du temps en se délestant des tâches improductives mais essentielles à la bonne santé de l’entreprise. De plus, les entreprises d’externalisation adaptent le temps de présence de l’assistante aux besoins particuliers de chaque PME/PMI tout en proposant au choix, un service à distance ou au sein de l’entreprise. La facturation proposée au temps passé, permet au dirigeant de maîtriser au plus juste le budget alloué à ce poste.
Grâce à l’externalisation, la gestion administrative peut ainsi être confiée à des experts en qui le chef d’entreprise peut placer toute sa confiance.